Bureau numérique Appsely

Une vue d’ensemble de vos documents

Courriers papier, e-mails, pièces jointes et réponses sont traités et classés ensemble pour rester accessibles.

Ce n’est pas un logiciel comptable

Le bureau Appsely traite et classe les documents. Il reconnaît les factures et peut les transmettre, sur demande, à Lexware Office ou un autre système comptable.

Ce qui change

Un espace commun pour des documents auparavant dispersés

Appsely rassemble les informations des classeurs, boîtes e-mail, téléchargements et logiciels. Il relie documents, personnes, entreprises, réponses et échéances.

Avant

Courrier papier dans un classeur
Pièces jointes dans la messagerie
Échéances dans le calendrier
Réponses dans des fichiers séparés

Avec Appsely

Une réception documentaire
Un dossier complet
Une recherche commune
Un processus traçable

Trois voies vers le bureau

Réunir courrier papier, e-mails et fichiers

Numériser vous-même

Numérisez le courrier papier et importez-le dans la réception documentaire.

Transférer les e-mails

Traiter e-mails et pièces jointes avec votre adresse Appsely personnelle.

Utiliser Poste et Mail

Appsely peut prendre en charge la réception et la numérisation du courrier papier en option.

Déjà prévu

Le bureau prend en charge le travail documentaire quotidien

✓Numériser vous-même le courrier papier

✓Utiliser Appsely Poste et Mail en option

✓Recevoir e-mails et pièces jointes

✓Reconnaître les textes par OCR

✓Nommer et classer automatiquement les documents

✓Associer personnes, entreprises et dossiers

✓Rechercher dans le texte des documents

✓Reconnaître les échéances et recevoir des rappels

✓Rédiger les courriers sur ordinateur

✓Télécharger un document complet ou une page

✓Conserver les documents dans le cloud

✓Documenter les dates de réception et d’envoi

✓Stocker sur des serveurs de l’UE

✓Transmettre les factures aux systèmes connectés en option

Évolutions prévues

Sept domaines pour un processus complet

Ces fonctions complètent le classement documentaire pour former un système de gestion des dossiers.

Réception des documentsImporter les documents de différentes sources et préparer leur traitement.+

–Importer les fichiers par glisser-déposer
–Importer plusieurs documents à la fois
–Prise en charge de PDF, JPG, PNG, Word et e-mails
–Séparer automatiquement les scans de plusieurs pages
–Réunir les pages liées
–Redresser les pages tournées
–Détecter les doublons

Vue d’ensemble des documentsSuivre les documents par statut, expéditeur, période et dossier.+

–Statut : nouveau, vérifié, terminé ou archivé
–Afficher expéditeur, date, type et dossier
–Filtrer par période, entreprise, statut et type
–Marquer les documents importants comme favoris
–Utiliser vos dossiers et mots-clés

ModificationModifier les documents et pages directement dans le bureau.+

–Renommer les documents
–Supprimer, tourner ou réorganiser les pages
–Fusionner plusieurs documents
–Extraire certaines pages
–Ajouter des notes et commentaires internes
–Corriger les associations automatiques incorrectes

Échéances et tâchesReprendre les échéances des documents et suivre leur traitement.+

–Extraire les échéances des documents
–Définir vos rappels
–Créer des échéances récurrentes
–Désigner la personne responsable
–Marquer les échéances comme terminées
–Rappels par e-mail et dans le compte client

CorrespondanceRelier les réponses au document original et au dossier.+

–Créer une réponse depuis le dossier
–Modèles de résiliation, contestation, demande et relance
–Reprendre automatiquement expéditeur et destinataire
–Enregistrer la réponse en PDF
–Connexion avec Appsely Mail pour les courriers
–Conserver la correspondance dans le dossier

PartagePartager les documents ou les transmettre selon des règles définies.+

–Partager avec un comptable, salarié ou prestataire
–Créer des liens de partage temporaires
–Partager des documents complets ou certaines pages
–Transmettre les factures reconnues selon des règles
–Afficher le statut de transmission

Traçabilité et sécuritéProtéger les originaux et garder une trace des traitements importants.+

–Conserver le fichier original sans modification
–Tracer les modifications et téléchargements
–Enregistrer les dates de réception et d’envoi
–Chiffrement et connexion à deux facteurs
–Rôles et droits d’accès
–Export complet des données
–Règles de suppression et de conservation

Adresse Appsely personnelle

Vous conservez votre messagerie actuelle

Configurez simplement un transfert vers votre adresse Appsely personnelle dans votre boîte actuelle. Vous n’avez pas besoin d’une nouvelle adresse pour votre correspondance habituelle.

am-1xxxxxx@post.appsely.com

Vous choisissez les messages transférés :

✓ Tous les e-mails
✓ Seulement les e-mails avec pièces jointes
✓ Seulement les factures et documents
✓ Seulement certains expéditeurs

Appsely traite automatiquement les messages

Conserver ensemble e-mails et pièces jointes
Enregistrer expéditeur, destinataire, objet et date de réception
Lire les pièces jointes par OCR
Reconnaître les documents et les associer aux dossiers
Reprendre les échéances et informations importantes
Rechercher ensemble dans les e-mails et documents
Transmettre les factures reconnues en option

Tous vos documents au même endroit

Courriers numérisés, e-mails et pièces jointes sont conservés ensemble dans le bureau Appsely.

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